Sie sind nicht Teil der Standardeinwanderungsprozesse oder Anforderungen, die strikt mit globalen Mobilitätspaketen verbunden sind, aber um die Arbeitsbereitschaft vom ersten Tag an zu gewährleisten, müssen sie vor der Abreise jedes Arbeitnehmers eingereicht werden: Entsendungsmeldungen (PWN) sind nach wie vor ein heißes Thema, das Arbeitgeber im Auge behalten müssen, wenn sie legal arbeiten und auf mögliche Kontrollen vorbereitet sein wollen.
Was sind Arbeitnehmerentsendeerklärungen?
Seit dem Abschluss des Umsetzungsprozesses der sogenannten Durchführungsrichtlinie, der Richtlinie zur Durchsetzung der Entsendung von Arbeitnehmern in allen EU-Mitgliedstaaten, der 2018 erfolgte, müssen Arbeitgeber neben der üblichen Einwanderungs- und Mobilitätsplanung auch zusätzliche administrative Anforderungen für jeden ihrer Arbeitnehmer erfüllen, die zur vorübergehenden Erbringung von Dienstleistungen in die EU entsandt oder "entsandt" werden, um die Gleichbehandlung mit den einheimischen Arbeitnehmern zu gewährleisten.
Obwohl der Prozess der Entsendungsmeldung (MNE) selbst von Region zu Region in Bezug auf seinen persönlichen Geltungsbereich (z. B. manchmal auf EWR-/Schweizer Arbeitgeber beschränkt, in anderen Ländern auf ALLE Arbeitgeber ausgedehnt) und insbesondere in Bezug auf die Menge der von jedem EU-Mitgliedstaat geforderten Daten oder Dokumente variiert, lassen sich die grundlegenden Verpflichtungen, die das entsendende Unternehmen (Arbeitgeber) zu erfüllen hat, im Allgemeinen in drei Hauptbereiche einteilen:
- Pflicht zur Unterrichtung der Behörden des Aufnahmelandes über die Abordnung;
- Die Verpflichtung, eine (oder mehrere) Kontaktperson(en) im Aufnahmeland zu benennen, an die sich die zuständigen Behörden mit Fragen wenden können;
- Verpflichtung zur Sammlung und Aufbewahrung von Unterlagen über den Dienst während des gesamten Entsendungszeitraums und sogar noch eine gewisse Zeit nach Beendigung der Entsendung, damit sie den Behörden im Falle einer Kontrolle zur Verfügung stehen können.
Wie hoch ist das Risiko der Kontrolle von Buchungsbelegen?
Da wir uns dem fünfjährigen Jahrestag der tatsächlichen Anwendung der Umsetzungsrichtlinie nähern, ist es wichtig, innezuhalten und über die Auswirkungen der Einführung dieser Anforderung auf die Aktivitäten von Unternehmen nachzudenken, die Arbeitnehmer innerhalb der EU und in die EU entsenden.
Während es einigen Unternehmen gelungen ist, ein unternehmensinternes Meldeprogramm einzuführen, um die Mobilität ihrer Mitarbeiter besser überwachen zu können - zumal die Anforderungen an die Entsendungserklärung auch für EU-Bürger und in einigen Ländern für Geschäftsreisende gelten, die in der Regel nicht auf dem Radar von globalen Mobilitätsteams und Relocation-Unternehmen sind -, haben andere Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, sich mit den Verfahren und Anforderungen für Entsendungserklärungen in verschiedenen Ländern vertraut zu machen. Mobilitäts- und Umzugsunternehmen - andere Unternehmen haben immer noch Schwierigkeiten, sich mit den Verfahren und Anforderungen für Entsendeerklärungen in verschiedenen Ländern vertraut zu machen und riskieren Strafen bei Nichteinhaltung, selbst wenn sie aus Sicht der Einwanderungs- und Sozialversicherungsbehörden alle erforderlichen Genehmigungen und Dokumente für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland erhalten haben.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen sich mit der Erstellung einer Entsendeerklärung vertraut fühlt oder immer noch versucht, die Komplexität der Anforderungen an eine "einfache" Erklärung zu verstehen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Europäische Arbeitsamt (ELA) Anfang dieses Jahres ein Entsendeprogramm 360 gestartet hat, das sich auf die Einhaltung der Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer in den EU-Mitgliedstaaten und die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs zwischen den Sozialpartnern und den Arbeitsbehörden konzentriert. In Verbindung mit den Vertragsverletzungsverfahren, die die Europäische Kommission bereits im Jahr 2020 eingeleitet und in diesem Jahr mit der Übermittlung von mit Gründen versehenen Stellungnahmen an 17 Mitgliedstaaten wegen Nichteinhaltung der Umsetzungsrichtlinie fortgesetzt hat, dürfte die Einhaltung der Vorschriften für die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der normalen Kontrollen durch die Einwanderungs-, Arbeits- und Sozialversicherungsbehörden stärker in den Mittelpunkt rücken.
Es ist noch ein weiter Weg bis zur Vereinfachung der Aussage
Die Vertragsverletzungsverfahren der EG haben in einigen Mitgliedstaaten bereits zu einigen Änderungen des Meldeverfahrens geführt - Frankreich, Griechenland und Luxemburg haben einige Daten aus den Meldeformularen gestrichen, die für die Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Entsendung nicht erforderlich sind. Die meisten Mitgliedstaaten verlangen jedoch nach wie vor, dass die Unternehmen den Behörden bereits bei der Anmeldung umfassende Informationen und Unterlagen vorlegen.
Obwohl eine einheitliche digitale EU-Plattform, die so genannte "e-Deklaration", noch in der Entwicklung ist, verstärken Länder wie die Niederlande und Griechenland ihre Bemühungen um die Digitalisierung ihrer Arbeitsinspektionen und stellen sicher, dass die Behörden "Warnungen" über potenzielle Verstöße nicht nur durch herkömmliche Inspektionen von Einheiten erhalten, sondern auch durch den Austausch von Daten zwischen Einwanderungs-, Arbeits- und Sozialversicherungsbehörden und die Ausweitung der Inspektionen auf die Beziehungen zwischen Auftragnehmern und Zulieferern von Unternehmen, die in ihrem Hoheitsgebiet tätig sind. Auf diese Weise können selbst Unternehmen, die die Vorschriften einhalten, zur Zielscheibe von Kontrollen auf der Grundlage von "schuldig durch Assoziation" werden.
Sobald sich diese neuen Verfahren verfestigt haben, werden die Behörden des Aufnahmelandes wahrscheinlich weniger flexibel gegenüber Unternehmen sein, die noch nicht mit der Umsetzung von Maßnahmen begonnen haben, um die Einhaltung der Vorschriften für Entsendeerklärungen zu gewährleisten. Derzeit sind die Kontrollen nicht einheitlich, und die Höhe der Geldbußen variiert von einem Mitgliedstaat zum anderen und reicht von einigen hundert Euro bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen bei anhaltender Nichteinhaltung. Mit der möglichen Vereinfachung der nationalen Meldeverfahren im Anschluss an Vertragsverletzungsverfahren ist jedoch zu erwarten, dass sich die Behörden auf die Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften nach der Meldung konzentrieren und ihre ELA-Aktivitäten harmonisieren werden.
Wie kann Fragomen helfen?
In enger Zusammenarbeit mit der ELA und den nationalen Kontrollstellen überwacht Fragomen kontinuierlich die Kontrollpraktiken und Änderungen der Meldevorschriften in den 27 EU-Mitgliedstaaten. Wir können helfen, indem wir bestehende Entsendungserklärungsprogramme von Unternehmen überprüfen und maßgeschneiderte Strategien entwickeln, die auch die Auswirkungen auf die Sozialversicherung berücksichtigen, um sicherzustellen, dass unsere Kunden vom ersten Tag an bei allen vorübergehend in einem anderen Land erbrachten Dienstleistungen legal arbeiten.
Unsere Unterstützung geht über den "Buchstaben des Gesetzes" hinaus. Wir sind bestrebt, unsere Kunden unter Berücksichtigung ihres Geschäftsumfangs, ihres Reiseverhaltens und der Prüfungstrends in den betreffenden Ländern zu beraten. Fragomen bietet auch Technologielösungen für Unternehmen an, die ihre Entsendungserklärungsprogramme durch die Einführung eines automatisierten Tools zur Bewertung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Erklärung modernisieren möchten.
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Wenn Sie Fragen zu Fragomen's Risikobewertung und Prüfungsleistungen für Buchungsauszüge haben, wenden Sie sich bitte an FCE@fragomen.com.
Dieser Text wurde am 25. April 2023 veröffentlicht. Besuchen Sie unsere COVID-19-Seite, um über die neuesten Nachrichten zur globalen Arbeitsmobilität auf dem Laufenden zu bleiben, abonnieren Sie unsere Alerts und folgen Sie uns auf LinkedIn, Twitter, Facebook und Instagram.
Fragomen
Partner des 7. ELMC, Krakau 24-25 April 2023
Die Autoren: Sara Fekete, Wim Cocquyt, Victoria Barber
