Poradnik IMP: Prawidłowe delegowanie pracowników po 30 lipca 2020 r. – Co się zmienia? Jak się przygotować?

Zrewidowana dyrektywa o delegowaniu pracowników od 30 lipca 2020 w całej Unii Europejskiej wprowadza m.in. obowiązek ustalania i przyznawania wynagrodzenia wg przepisów państwa przyjmującego oraz ogranicza możliwość stosowania polskiego prawa w zakresie warunków pracy tylko do 12 lub 18 miesięcy, chyba że polskie przepisy będą dla pracownika korzystniejsze. Te zmiany wymagają od przedsiębiorców konkretnych działań dostosowawczych, miejscami dość radykalnych. Oznaczają także wyższe koszty działalności. Najważniejsze jest przygotowanie firm na te zmiany i zmniejszenie ryzyka popełniania błędów w świadczeniu usług w nowych ramach prawnych.

Część pierwsza – Wynagrodzenie i inne warunki obowiązujące od początku delegowania

Krok 1. Znajdź właściwe źródła prawa.

Możesz zacząć od jednolitej krajowej strony internetowej, ale w większości państw członkowskich będziesz rozczarowany. Dobrze, jeśli znajdzie się tam informacja, że w danej branży obowiązuje jakiś układ zbiorowy pracy, ale odesłania do jego treści pewnie już zabraknie. Poza tym, w państwach, w których nie ma sytemu uznawania układów zbiorowych pracy za powszechnie obowiązujące, warunki pracy i płacy wynikać będą z układów regionalnych lub branżowych. Znajdź najbardziej reprezentatywny dla regionu i branży, do której delegujesz swoich pracowników. Możesz poprosić swojego kontrahenta o podanie lub udostępnienie układu zbiorowego, który obowiązuje na jego trenie, pamiętając, że koszty pracy są częścią procesu negocjacji końcowej ceny usługi. Jeśli będzie nieskory do podzielenia się informacją o właściwych źródłach prawa, przypomnij mu o jego solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania wobec Twoich pracowników.

Krok 2. Zastosuj warunki lokalnego prawa w następujących obszarach:

1. maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku
2. minimalny wymiar płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego
3. wynagrodzenie wraz ze stawką za godziny nadliczbowe; niniejsza litera nie ma zastosowania do uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych
4. warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej
5. zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy
6. środki ochronne w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży
7. równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji
8. warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy
9. stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych (dotyczy tylko podróży rozpoczynającej się i kończącej w państwie oddelegowania)

Krok 3. Znajdź wszystkie składniki wynagrodzenia, które obowiązkowo przysługują pracownikowi takiemu jak Twój. Oblicz wynagrodzenie, nazwij prawidłowo jego składniki.

Wynagrodzenie pracownika już od pierwszego dnia delegowania musi się składać z wszystkich obowiązkowych składników i dodatków przewidzianych dla lokalnego pracownika wykonującego identyczny rodzaj pracy w tym samym zawodzie, branży, regionie. Stawki wynagrodzenia zasadniczego nie muszą się zmienić. Z wyjątkiem pracowników tymczasowych wykonujących pracę u pracodawcy użytkownika, nie ma obowiązku porównywania wysokości wynagrodzeń i wypłaty wynagrodzenia równego wynagrodzeniu pracownika lokalnego. Trzeba jednak ustalić, nazwać, obliczyć i wypłacić wszystkie dodatki, które są obowiązkowe w danej branży, zawodzie, regionie. Najczęściej będą one uregulowane w układach zbiorowych pracy, rzadziej w powszechnie obowiązujących przepisach. Dlatego wykonaj najpierw krok 1. Niektóre rodzaje dodatków mogą mieć taki sam cel jak dodatki wynikające z polskiego prawa, np. trzynastka (jeśli jest obowiązkowa). Wówczas przyznajemy tylko jeden (korzystniejszy dla pracownika) dodatek. Pamiętaj, że pod pojęciem wynagrodzenia kryją się także terminy i forma jego wypłaty – także wg prawa państwa przyjmującego.

Część druga – Okresy delegowania

Krok 4. Oblicz okres delegowania Twojego pracownika. Pamiętaj, aby doliczyć okresy delegowania poprzednich pracowników wysłanych przez Ciebie w to samo miejsce do tego samego zadania.

Brak jasnych wskazówek w samej dyrektywie spowodował, że różne państwa członkowskie w różny sposób liczą okres delegowania. Zwróć uwagę na to, czy na pewno nowa usługa oznacza nowy okres delegowania. Na przykład w Niemczech okresy delegowania sumują się, jeśli pracownik bezpośrednio po zakończeniu delegowania w ramach jednej usługi zostanie delegowany to wykonania pracy w ramach innej usługi. Wg oficjalnej interpretacji Komisji Europejskiej, okres delegowania należy liczyć dla każdej usługi osobno. Pamiętaj też o tym, że okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli wysłani są przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do tego samego zadania. Jeśli którykolwiek z tych trzech elementów się zmieni (inny pracodawca, inny adres, inne zadania), okres delegowania dla kolejnego pracownika liczymy od nowa. I przestań w końcu mylić 12-miesięczny okres delegowania z dyrektywy (ten na potrzeby określenia warunków pracy) z 24-miesięcznym okresem delegowania z ubezpieczeń społecznych (na potrzeby ustalenia ustawodawstwa z zakresu ubezpieczeń społecznych). Ustawodawca unijny celowo miesza te pojęcia, aby i Tobie i pracownikowi się myliło. A zatem dementujemy:

1. W dyrektywie nie ma 2-miesięcznego okresu przerwy, po którym okres delegowania liczymy od nowa.
2. Po 12 miesiącach nie musisz zgłaszać pracownika do ubezpieczenia społecznego.
3. Nie musisz skracać ani prosić o wycofanie A-jedynki dlatego, że minęło 12 (18) miesięcy delegowania.

Krok 5. Przed upływem 12 miesięcy od rozpoczęcia delegowania, złóż zawiadomienie o przedłużeniu okresu delegowania o kolejne 6 miesięcy we właściwym urzędzie lub za pomocą zgłoszenia przez stronę internetową. Podaj koniecznie uzasadnienie przedłużenia.

Zawiadomienie musi być umotywowane i koniecznie złożone przed upływem 12 miesięcy. Instytucje państwa przyjmującego nie mogą kwestionować powodów wydłużenia. Nie mogą też nie wyrazić zgody na przedłużenie. To nie jest wniosek o przedłużenie tylko powiadomienie o przedłużeniu. Jeśli w danym państwie jest elektroniczny system zgłaszania pracowników delegowanych (jak belgijska LIMOSA, czy francuskie SIPSI), zawiadomienie składamy w tym samym portalu. Jeśli nie ma takiego systemu, albo Twoi pracownicy nie podlegają obowiązkowej rejestracji (np. w usługach opieki domowej nad seniorami w Niemczech), musisz dowiedzieć się, jaka instytucja przyjmuje takie zawiadomienia. Najczęściej będzie to inspekcja pracy, ale np. w Niemczech właściwy będzie urząd celny (sic!). Motywem przedłużenia może być wszystko, co racjonalnie uzasadnia, dlaczego pracownik powinien nadal podlegać dotychczasowym warunkom zatrudnienia wybranym przez strony. Może to być konieczność dokończenia usługi lub nieprzewidziane opóźnienie w jej wykonaniu.

Część trzecia - Delegowanie długoterminowe

Krok 6. Kurczę! Trzeba było od początku wybrać prawo państwa przyjmującego

W obliczu skutków delegowania długoterminowego, można obrać dwa podejścia: ryzykowne lub kosztowne. Podejście ryzykowne polega na takiej realizacji usług, by nigdy nie przekroczyć okresu 12 (18) miesięcy. Podejście kosztowne polega na wybraniu od samego początku prawa pracy państwa przyjmującego, aby nie musieć niczego zmieniać w trakcie wykonywania usługi. Z tym że podejście kosztowne nie jest pozbawione ryzyka w związku z zasadą korzystności, o której mowa niżej. Możliwe jest też podejście hybrydowe, które zmniejsza ryzyko i obniża koszty, ale wymaga od pracodawcy bardzo dużego nakładu pracy dla jego przygotowania. Polega na tym, że do 12 miesięcy stosujemy prawo polskie z wyjątkiem 9 obszarów wymienionych w Kroku 2. Składamy umotywowane zawiadomienie o wydłużeniu tego okresu o 6 miesięcy dla każdego pracownika delegowanego osobno, ponieważ ich indywidualne okresy delegowania mogą się różnić, nawet gdy zaczęli prace razem, w zależności od tego, czy nie zastępują się na przy tym samym zadaniu i jak długie mieli przerwy w delegowaniu. Po 18 miesiącach przechodzimy na lokalne warunki zatrudnienia, skrupulatnie powtarzając krok 1 – tym razem w poszukiwaniu wszystkich warunków zatrudnienia z wyjątkiem zasad nawiązywania i rozwiązywania umów, zakazu konkurencji i uczestnictwa w pracowniczych programach emerytalnych. Gdy już dojdzie do przekroczenia okresu 12 lub 18 miesięcy delegowania, pracownik pozostanie pracownikiem delegowanym. Nie ma ograniczenia delegowania w czasie. Jednak do pracownika delegowanego długoterminowo stosujemy wszystkie mające zastosowanie lokalne warunki zatrudnienia. Warunki zatrudnienia to pojęcie węższe niż całe prawo pracy.

Krok 7. Znajdź w źródłach prawa lokalnego warunki zatrudnienia mające zastosowanie do pracownika takiego jak Twój. Nie musisz już szukać tych, które wymienione są katalogu 9 warunków zatrudniania w Art. 3 (1) dyrektywy, ponieważ te stosowałeś od pierwszego dnia okresu delegowania. Nie musisz też szukać tych, które dotyczą zasad nawiązywania i rozwiązywania umowy, zakazu konkurencji i pracowniczych programów emerytalnych, ponieważ w tych obszarach zawsze stosujemy prawo wybrane przez strony.

To znowu frustracja, ponieważ żadna narodowa jednolita strona internetowa nie zawiera katalogu warunków zatrudnienia, które należy stosować po 12 (18) miesiącach. Ten katalog należy każdorazowo ustalić dla własnej branży zawodu i regionu. Można to zrobić na podstawie powszechnie obowiązujących źródeł prawa, układów zbiorowych pracy uznanych za powszechnie obowiązujące lub najbardziej reprezentatywnych dla danej profesji, branży i regionu. Trzeba zatem lepiej poznać lokalne prawo pracy i tak będzie za każdym razem, gdy zmienimy kraj, ale także region wykonywania kolejnej usługi. Proszę potraktować poniższe warunki zatrudnienia jako katalog przykładowy niekompletny:

1. Czas pracy: nie tylko jak dotąd maksymalne okresy pracy i minimalne okresy odpoczynku, ale także wszelkie zasady dotyczące: norm czasu pracy, wymiaru czasu pracy, systemów czasu pracy, rozkładu czasu pracy, okresu rozliczeniowego, planowania czasu pracy i sposobie informowania o nim pracowników oraz naturalnie o zasadach pracy w godzinach nadliczbowych (dodatki są częścią pojęcia wynagrodzenie, więc te stosujemy od początku delegowania).
2. Urlop wypoczynkowy: nie tylko wymiar roczny, ale także zasady planowania i udzielania urlopów, przepisy o odwoływaniu z urlopu lub przesunięciu terminu, o udzielaniu przechorowanej części urlopu w innym terminie, o przedawnieniu prawa do urlopu, urlopie zaległym, uzupełniającym czy proporcjonalnym, czy w końcu o urlopie na żądanie (jeśli taki jest).
3. Zasady odpowiedzialności materialnej pracowników za szkody wyrządzone podczas lub w związku z wykonywana pracą. Czy będzie ograniczona do trzykrotności wynagrodzenia? Jeśli tak, to wynagrodzenia podczas delegowania, czy wynagrodzenia zasadniczego za wykonywanie tej samej pracy w Polsce?
4. Odpowiedzialność dyscyplinarna. Rodzaje kar i procedura ich wymierzania, odwoływania, termin zatarcia kary, sposób przechowywania informacji o karze. Zasady dostępu do własnej dokumentacji pracowniczej pracownika delegowanego także według prawa lokalnego.
5. Przepisy o podnoszeniu kwalifikacji pracownika i związanych z tym zwolnień od pracy lub zwrotem kosztów.
6. Przeciwdziałanie mobbingowi.
7. Zasady przebywania na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy.
8. Wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych oraz wykorzystywanie służbowego samochodu do celów prywatnych.
9. Prawo do odłączenia telefonu komórkowego i poczty służbowej w czasie wolnym od pracy.
10. System oceny wyników pracy.

Krok ostateczny. Zasada korzystności

Obowiązek zastosowania lokalnych warunków zatrudnienia nie stanowi przeszkody dla stosowania warunków zatrudnienia korzystniejszych dla pracowników. Ta sama zasada dotyczy wynagrodzenia. Zwykle wyższe stawki są dla pracownika korzystne, ale porównywanie pod kątem korzystności przepisów o częstotliwości, terminie i sposobie wypłaty wynagrodzenia nie jest już takie proste. Podobnie jest z wymiarem urlopu. Wiadomo: więcej dni urlopu jest korzystniejsze niż mniej dni, ale zasady planowania, a nawet zgłaszania wniosku urlopowego, czy choćby możliwość umownego odłożenia części urlopu na kolejne lata należą do warunków zatrudnienia, w których trudniej ocenić obiektywną korzystność. Na każdym etapie pracodawca zmuszony jest nieustannie porównywać warunki zatrudnienia i oceniać, które są bardziej korzystne dla pracownika. Nie wystarczy jednak zapytać pracownika – które warunki zatrudnienia chcesz stosować, ponieważ korzystność musi być zobiektywizowana.

Działalność Inicjatywy Mobilności Pracy

Więcej szczegółowych informacji z podziałem na kraje i branże znajdziecie Państwo na naszych szkoleniach prowadzonych online w ramach Pracowni Legalnego Delegowania. Pobierz przykładową prezentację z PLD Zakamarki prawa europejskiego, unijnej procedury legislacyjnej i negocjacji w Parlamencie i Radzie przybliża nam wysłanniczka Inicjatywy w Brukseli, Margareta Przybyła. Znajomość prawa poszczególnych państw członkowskich, zasad zgłaszania pracowników oraz postępowania w razie kontroli zapewniają nasi członkowie wspierający lub eksperci zewnętrzni: mec. Beata Donay, mec. Marta Bledniak, Agnieszka Paszkowski, Tanel Feldman. O sposobie rozliczania pracowników rzetelnie informują nasi doświadczeni członkowie, praktycy, eksperci i doradcy, Marta Zięba-Szklarska, Magdalena Grygorowicz, Adam Powiertowski. Znajomość polskich i unijnych przepisów zapewniają znakomici prawnicy Inicjatywy: mec. Katarzyna Węglarz, dr Marcin Kiełbasa, dr Marek Benio, w zakresie ubezpieczeń społecznych wspierani przez ekspertów z ZUSu. Możemy przygotować dedykowane szkolenie dostosowane do Twoich kierunków delegowania pracowników. Inicjatywa Mobilności Pracy – stowarzyszenie osób fizycznych, ekspertów i praktyków, którzy w różnych rolach zawodowych zgłębiają zawiłości delegowania pracowników w ramach swobody świadczenia usług. Jeśli się tym zajmujesz, to prawdopodobnie jesteś członkiem lub sympatykiem Inicjatywy. Jeśli nie – dołącz natychmiast – gwarantujemy gwałtowny wzrost wiedzy o mobilności pracy!