Nie są częścią standardowych procesów imigracyjnych ani wymogów ściśle związanych z globalnymi pakietami usług mobilności, ale dla zapewnienia gotowości do pracy od „pierwszego dnia” muszą być składane przed każdym wyjazdem pracownika: oświadczenia o delegowaniu pracowników - ang. Posted Worker Notifications (PWN) - pozostają gorącym tematem, o którym pracodawcy muszą pamiętać, jeśli chcą działać zgodnie z prawem i być przygotowanymi na potencjalne kontrole.

Czym są oświadczenia o delegowaniu pracownika?

Od czasu zakończenia procesu transpozycji tzw. dyrektywy wdrożeniowej, czyli dyrektywy w sprawie egzekwowania przepisów dotyczących pracowników delegowanych we wszystkich państwach członkowskich UE, które miało miejsce w 2018 r., poza standardowym planowaniem imigracji i mobilności, pracodawcy muszą również przestrzegać dodatkowych wymogów administracyjnych w odniesieniu do każdego ze swoich pracowników wysłanych lub "oddelegowanych" do UE w celu tymczasowego świadczenia usług, mających na celu zapewnienie równego traktowania z miejscową siłą roboczą.

Chociaż sam proces zawiadamiania o delegowaniu (PWN) różni się w zależności od regionu zakresem podmiotowym (np. czasem ogranicza się do pracodawców z EOG/Szwajcarii, w innych państwach jest rozszerzony na WSZYSTKICH pracodawców), a zwłaszcza ilością danych lub dokumentów wymaganych przez poszczególne państwa członkowskie UE, podstawowe obowiązki, które musi wypełnić firma wysyłająca (pracodawca) zasadniczo mieszczą się w trzech głównych segmentach:

1. Wymóg powiadomienia władz kraju przyjmującego o oddelegowaniu;
2. wymóg wyznaczenia jednej (lub większej liczby) osoby kontaktowej w kraju przyjmującym, do której właściwe organy mogą się zwrócić w razie pytań;
3. Wymóg gromadzenia i przechowywania dokumentów związanych z usługą przez cały okres delegowania, a nawet przez określony czas po zakończeniu delegowania, aby mogły być dostępne dla władz w przypadku kontroli.

Jak duże jest ryzyko kontroli oświadczeń o delegowaniu pracowników?

Zbliżając się do pięcioletniej rocznicy faktycznego stosowania dyrektywy wdrożeniowej, należy zatrzymać się i zastanowić nad wpływem wprowadzenia tego wymogu na działalność przedsiębiorstw delegujących pracowników wewnątrz i do UE.

Podczas gdy niektórym firmom udało się wdrożyć wewnętrzny program składania oświadczeń w celu lepszego monitorowania mobilności swoich pracowników – biorąc pod uwagę, że wymogi dotyczące oświadczeń o delegowaniu dotyczą również obywateli UE, a w niektórych krajach także osób podróżujących służbowo, które zazwyczaj nie znajdują się na radarze globalnych zespołów ds. mobilności i firm relokacyjnych – inne firmy wciąż mają trudności z zapoznaniem się z procesami i wymogami dotyczącymi składania oświadczeń o delegowaniu pracowników w różnych krajach, ryzykując karami za nieprzestrzeganie przepisów, nawet jeśli z punktu widzenia władz imigracyjnych i zabezpieczenia społecznego uzyskali wszystkie niezbędne zezwolenia i dokumenty do świadczenia usług za granicą.

Niezależnie od tego, czy firma czuje się biegła w składaniu oświadczeń o delegowaniu pracowników, czy też nadal próbuje zrozumieć złożoność wymagań dotyczących „prostego” oświadczenia, należy pamiętać, że na początku tego roku Europejski Urząd ds. Pracy (ELA) uruchomił program delegowania 360, koncentrujący się na przestrzeganiu przepisów dotyczących pracowników delegowanych w państwach członkowskich UE oraz na poprawie współpracy i wymiany informacji między partnerami społecznymi a organami ds. pracy. To, w połączeniu z postępowaniami w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego wszczętymi przez Komisję Europejską już w 2020 r. i kontynuowanymi na początku tego roku wraz z wysłaniem uzasadnionych opinii do 17 państw członkowskich w związku z nieprzestrzeganiem dyrektywy wdrożeniowej, prawdopodobnie zwiększy nacisk na przestrzeganie przepisów regulujących delegowanie pracowników w ramach zwykłego zakresu kontroli organów imigracyjnych, inspekcji pracy i zabezpieczenia społecznego.

Do uproszczenia oświadczenia droga jeszcze daleka

Postępowania KE w sprawie uchybienia zobowiązaniom państw członkowskich przyniosły już w niektórych z nich pewne zmiany w procedurze składania oświadczeń – Francja, Grecja i Luksemburg usunęły z formularzy oświadczeń niektóre dane, które nie są niezbędne do określenia prawidłowości delegowania. Jednak większość państw członkowskich nadal wymaga od przedsiębiorstw dostarczania organom wyczerpujących informacji i dokumentacji już przy składaniu oświadczenia.

Mimo że jednolita cyfrowa unijna platforma tzw. e-deklaracji jest nadal w trakcie opracowywania, kraje takie jak Holandia i Grecja zwiększają wysiłki na rzecz cyfryzacji swoich kontroli pracy, zapewniając, że organy te otrzymują "ostrzeżenia" o potencjalnym nieprzestrzeganiu przepisów nie tylko w oparciu o tradycyjne kontrole jednostkowe, ale również poprzez wymianę danych między organami ds. imigracji, pracy i zabezpieczenia społecznego, oraz rozszerzenie kontroli na relacje wykonawca-dostawca między przedsiębiorstwami działającymi na ich terytoriach. W ten sposób nawet firmy, które przestrzegają przepisów, mogą stać się celem kontroli na zasadzie "winny przez skojarzenie".

Gdy te nowe procedury okrzepną, władze krajów przyjmujących będą prawdopodobnie mniej elastyczne w stosunku do firm, które nie rozpoczęły jeszcze wdrażania środków zapewniających zgodność z przepisami dotyczącymi oświadczeń o delegowaniu pracowników. Obecnie kontrole nie są jednolite a poziom kar różni się w poszczególnych państwach członkowskich i wahają się od kilkuset euro po sankcje karne za długotrwałe nieprzestrzeganie przepisów. Oczekuje się jednak, że w związku z potencjalnym uproszczeniem krajowych procedur dotyczących składania oświadczeń, w następstwie postępowań w sprawie uchybienia zobowiązaniom państw członkowskich, organy skoncentrują się na kontrolach zgodności po złożeniu oświadczeń i zharmonizują swoje działania w ramach programu ELA.

Jak Fragomen może pomóc?

Dzięki dobrej współpracy z ELA i krajowymi organami kontrolnymi Fragomen stale monitoruje praktyki kontrolne i zmiany w wymogach dotyczących składania oświadczeń w 27 państwach członkowskich UE. Możemy pomóc, przeglądając istniejące firmowe programy składania oświadczeń o delegowaniu pracowników i budując dostosowane do konkretnych potrzeb strategie, w tym biorące pod uwagę implikacje dla zabezpieczenia społecznego, aby zapewnić, że nasi klienci działają zgodnie z prawem od "pierwszego dnia" wszystkich usług wykonywanych czasowo w innym państwie.

Nasza pomoc wykracza poza "literę prawa". Naszym celem jest zapewnienie naszym klientom doradztwa biznesowego, biorąc pod uwagę zakres ich działalności, wzorce podróży i trendy audytowe w krajach zainteresowania. Fragomen oferuje również rozwiązania technologiczne firmom, które chcą zmodernizować swoje programy składania oświadczeń o delegowaniu pracowników poprzez wdrożenie zautomatyzowanego narzędzia do oceny prawidłowości i kompletności oświadczenia.

Chcesz wiedzieć więcej?

W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z usługami oceny ryzyka i audytu oświadczeń o delegowaniu pracowników firmy Fragomen prosimy o kontakt z FCE@fragomen.com.

Ten tekst został opublikowany 25 kwietnia 2023 r. Aby być na bieżąco ze wszystkimi najnowszymi informacjami na temat globalnej mobilności pracy, odwiedź naszą stronę poświęconą COVID-19, subskrybuj nasze alerty i śledź nas na LinkedIn, Twitterze, Facebooku i Instagramie.

Fragomen
Partner 7. Europejskiego Kongresu Mobilności Pracy, Kraków 24-25 kwietnia 2023

Autorzy: Sara Fekete, Wim Cocquyt, Victoria Barber